Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 22.09.2026

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie X-UNIV. CO., LTD. („das Unternehmen“, „wir“, „uns“, „unser“) Informationen sammelt, verwendet und offenlegt, wenn Sie Meeting Note (den „Dienst“) nutzen, und erläutert Ihre Datenschutzrechte sowie den gesetzlichen Schutz.

Wir haben diesen Dienst um eine einfache Idee herum aufgebaut: Ihre Aufnahmen verbleiben auf Ihrem Gerät und verlassen es nur, wenn Sie es ausdrücklich wünschen. Diese Richtlinie erklärt Ihnen genau, was passiert, wenn Sie dies tun, und wir folgen dabei durchgehend dem Prinzip der Datenminimierung: Wir erfassen nur das, was für einen bestimmten Schritt tatsächlich erforderlich ist, und bewahren es nur so lange auf, wie dieser Schritt es erfordert.

Auslegung und Definitionen

Auslegung

Wörter mit einem Anfangsbuchstaben in Großschreibung haben die unten definierte Bedeutung, unabhängig davon, ob sie im Singular oder im Plural erscheinen.

Definitionen

Für die Zwecke dieser Datenschutzerklärung bezeichnet:

Konto ein einzigartiges Konto, das für Sie erstellt wurde, um auf unseren Dienst zuzugreifen.
Unternehmen (bezeichnet als „das Unternehmen“, „wir“, „uns“ oder „unser“) bezieht sich auf X-UNIV. CO., LTD., Sec. 2, Taiwan Blvd., Central Dist., Taichung City, Taiwan.
Land bezieht sich auf: Taiwan.
Gerät jedes Gerät, das auf den Dienst zugreifen kann, wie z. B. ein Computer, ein Mobiltelefon oder ein digitales Tablet.
Aufnahme eine Audiodatei, die Sie mit dem Dienst erstellen oder importieren.
Transkript den aus einer Aufnahme erstellten Text, unabhängig davon, ob er vom Dienst generiert oder von Ihnen eingefügt wurde.
Sitzungsdokument die schriftliche Ausgabe (Zusammenfassung, Protokoll, Notizen), die der Dienst aus einer Aufnahme oder einem Transkript generiert.
Nutzerinhalte kollektiv Aufnahmen, Transkripte, Sitzungsdokumente und jegliches andere Material, das Sie an den Dienst übermitteln.
Punkte oder Guthaben das im Voraus bezahlte Guthaben, das Sie erwerben, um für die Cloud-Verarbeitung zu bezahlen.
Personenbezogene Daten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen.
Dienst bezieht sich auf Meeting Note, verfügbar als mobile Anwendung (iOS/Android) und als Website.
Dienstanbieter jeden Dritten, der Daten in unserem Auftrag verarbeitet, um uns beim Betrieb des Dienstes zu unterstützen – siehe Unterauftragsverarbeiter unten.
Nutzungsdaten Daten, die automatisch erfasst werden, wie z. B. die Dauer einer Sitzung oder Diagnoseinformationen, die von der Infrastruktur des Dienstes generiert werden.
Sie die Person, die auf den Dienst zugreift oder ihn nutzt.

Das Local-First-Design: Was Ihr Gerät niemals verlässt

Aufnahme, Wiedergabe und Dateiverwaltung im Dienst sind so konzipiert, dass sie vollständig offline auf Ihrem Gerät funktionieren. Sie benötigen kein Konto und keine Netzwerkverbindung, um eine Besprechung aufzuzeichnen, sie abzuspielen oder Ihre Aufnahmedateien zu verwalten. Wir laden niemals automatisch eine Aufnahme hoch. Eine Aufnahme wird nur dann an unsere Server übermittelt, wenn Sie eine explizite, bestätigende Handlung vornehmen, um sie zur Verarbeitung einzureichen (z. B. Tippen auf „Sitzungsdokument generieren“).

Da Aufnahmen auf Ihrem Gerät verbleiben, bis Sie sich anders entscheiden, werden durch das Löschen der App oder den Verlust Ihres Geräts auch alle Aufnahmen gelöscht, die Sie nicht exportiert oder eingereicht haben. Wir empfehlen Ihnen dringend, Aufnahmen, die Sie behalten möchten, zu exportieren. Wir bieten konstruktionsbedingt kein Cloud-Backup Ihrer lokalen Aufnahmen an – ein automatisches Backup würde dem Zweck dieses Abschnitts widersprechen.

Die von uns erfassten Daten

Kontodaten

Sie erstellen ein Konto, indem Sie sich mit Google anmelden (über Supabase Auth) – dies ist derzeit die einzige Anmeldemethode, die der Dienst anbietet. Wir erhalten die E-Mail-Adresse und grundlegende Profilinformationen, die Google durch diese Anmeldung bereitstellt. Wir führen auch Ihr Punkteguthaben und Ihren Transaktionsverlauf.

Empfehlungs- und Interaktionsdaten

Der Dienst kann es Ihnen ermöglichen, andere zur Nutzung einzuladen oder anderweitig die Interaktion zwischen Konten zu verfolgen (z. B. um einen Bonus zu gewähren, sobald jemand, den Sie eingeladen haben, seine erste Sitzung abschließt). Wir erfassen keine Kontaktinformationen über eine von Ihnen eingeladene Person, bevor diese ihr eigenes Konto erstellt – das Teilen einer Einladung ist etwas, das Sie selbst außerhalb des Dienstes tun.

Personalisierungsdaten (können Informationen über Personen enthalten, die keine Nutzer sind)

Der Dienst kann proaktiv Informationen speichern, um Ihre Erfahrung im Laufe der Zeit zu verbessern – zum Beispiel Terminologiekorrekturen oder Notizen, die dem Dienst helfen, Sitzungsteilnehmer in zukünftigen Sitzungen zu erkennen. Wenn solche Informationen eine andere Person identifizieren oder beschreiben, geben Sie uns personenbezogene Daten über jemanden, der den Dienst selbst vielleicht nie nutzt. Im Gegensatz zu Ihren Aufnahmen, Transkripten und Sitzungsdokumenten werden Personalisierungsdaten nicht automatisch gelöscht – wir bewahren sie auf, bis Sie sie selbst entfernen. Das gleiche Prinzip, das unten unter Zustimmung zur Aufnahme liegt in Ihrer Verantwortung beschrieben ist, gilt auch für Informationen, die Sie hier über andere Personen bereitstellen: Sie sind dafür verantwortlich, das Recht zu haben, diese mit uns zu teilen.

Inhalte, die Sie zur Cloud-Verarbeitung einreichen

Wenn Sie explizit eine Aufnahme, ein eingefügtes Transkript oder verwandtes Material zur Verarbeitung einreichen, erhalten wir die von Ihnen eingereichte Audiodatei oder den Text sowie das daraus generierte Transkript und Sitzungsdokument für die unter Wie wir Ihre Inhalte in der Cloud verarbeiten beschriebene Dauer.

Nutzungsdaten

Wir können Analyse- oder Crash-Reporting-Tools verwenden, um zu verstehen, wie der Dienst genutzt wird, und um Probleme zu beheben; jedes solche Tool wird in der Tabelle der Unterauftragsverarbeiter unten aufgeführt, sobald es aktiviert ist. Wir führen auch die Standard-Serverprotokolle, die für den Betrieb und die Sicherheit des Dienstes erforderlich sind (z. B. Zeitstempel von Anfragen und IP-Adressen). Unabhängig davon, welche Tools aktiv sind, protokollieren wir nicht den Inhalt Ihrer Aufnahmen, Transkripte oder Sitzungsdokumente.

Zahlungsdaten

Wir erhalten oder speichern in keinem Fall Ihre vollständige Zahlungskartennummer. Unabhängig davon, welche Zahlungsmethode oder welcher Zahlungsabwickler beteiligt ist, wird der Dienst ausschließlich von X-UNIV. CO., LTD. betrieben.

Wenn Sie über den In-App-Kauf von Apple oder Google Play einkaufen, wird dieser Kauf vollständig von Apple oder Google zu deren eigenen Bedingungen abgewickelt; wir erhalten nur die Bestätigung des Kaufs und die Anzahl der gutzuschreibenden Punkte.
Wenn Sie über das Web einkaufen, kann Ihre Zahlung in unserem Auftrag durch einen Zahlungsabwickler oder Wiederverkäufer (z. B. ECPay für Käufe in Neuen Taiwan-Dollar) verarbeitet werden. Wenn Sie eine Unified Business Number (統一編號) oder einen Barcode-Trägercode für eine elektronische Rechnung in Taiwan angeben, erfassen wir diesen nur für diesen Zweck.

Wie wir Ihre Inhalte in der Cloud verarbeiten

Dies ist der Abschnitt, von dem wir möchten, dass Sie ihn tatsächlich lesen. Wenn Sie eine Aufnahme oder ein Transkript zur Verarbeitung einreichen:

Sie entscheiden, wann dies geschieht. Das Hochladen ist immer eine bewusste Handlung Ihrerseits – niemals etwas, das der Dienst im Hintergrund oder in Ihrem Namen tut.
Das Audio wird in Segmente unterteilt und transkribiert, danach kann ein Folgeschritt Ihnen klärende Fragen stellen, um Kontext zu ergänzen, den das Audio allein nicht vermittelt, bevor der Dienst Ihr Sitzungsdokument erstellt.
Wir nutzen namhafte Cloud-Anbieter für diese Arbeit – siehe Unterauftragsverarbeiter unten, einschließlich der Google Cloud Platform für temporäre Speicherung und Rechenleistung sowie Googles Gemini-Modelle für Transkription und Entwurfserstellung. Wir nennen diese Anbieter absichtlich: Wir werden Ihnen nicht sagen, ob diese Vereinbarung Ihren persönlichen Datenschutzansprüchen genügt – das ist Ihre Entscheidung, und wir möchten, dass Sie die Fakten haben, um sie zu treffen, einschließlich der Bedingungen der jeweiligen Anbieter.
Wir bitten zweimal separat um Ihre Zustimmung. Bevor wir Ihr Audio jemals an Gemini oder die Google Cloud Platform senden, bittet der Dienst um Ihre Zustimmung zu dieser spezifischen Aktion – separat von und zusätzlich zu Ihrer Zustimmung, Punkte für den Auftrag auszugeben. Dies sind zwei unterschiedliche, protokollierte Aktionen; wir bündeln sie nicht in einer einzigen „OK“-Schaltfläche.
Wir führen kein separates Protokoll Ihrer Konversation mit dem KI-Prozessor. Jeder zwischenzeitliche konversationelle Austausch, der zur Erstellung Ihres Sitzungsdokuments verwendet wird, existiert nur für die Dauer Ihres aktiven Verarbeitungsauftrags. Unsere Betriebsprotokolle erfassen nur den Status und technische Metadaten über diesen Auftrag (z. B. Verarbeitungsphase, Zeitplanung, Token-Anzahl) – niemals dessen Inhalt.
Wir priorisieren das Löschen Ihrer Aufnahme und Ihres Sitzungsdokuments gegenüber deren Aufbewahrung. Sobald Ihr Auftrag endet – ob er abgeschlossen wird, fehlschlägt oder abgebrochen wird – löschen wir das hochgeladene Audio zuerst, aktiv und sofort, anstatt darauf zu warten, dass es von selbst abläuft. Was danach übrig bleibt, beschränkt sich auf Protokoll- und Transaktionsmetadaten; siehe Aufbewahrung für die genaue Dauer, wie lange jeder Teil Ihres Inhalts verbleibt, bevor er gelöscht wird.
Googles eigene Bedingungen regeln die weitere Nutzung durch das KI-Modell. Unsere Nutzung der Gemini-API ist ein kostenpflichtiger „Paid Service“ gemäß den Bedingungen von Google. Gemäß diesen Bedingungen erklärt Google, dass es die Prompts oder Dateien, die Sie bei Paid Services einreichen, nicht verwendet, um seine Modelle zu verbessern oder zu trainieren (siehe die Gemini API Nutzungsbedingungen). Google kann Daten gemäß denselben Bedingungen dennoch kurzzeitig zu Sicherheitszwecken aufbewahren – zum Beispiel, um Missbrauch seiner Richtlinien für die zulässige Nutzung zu erkennen. Unsererseits verwenden wir Ihre Inhalte für keinen anderen Zweck als die Erstellung der von Ihnen angeforderten Ausgabe.

Die von uns genutzten Unterauftragsverarbeiter

Unterauftragsverarbeiter

Zweck

Was empfangen wird

Google Cloud Platform

Temporäre Speicherung und Rechenleistung für Verarbeitungsaufträge

Die hochgeladene Audiodatei, vorübergehend

Google (Gemini API)

Audiotranskription, kontextbezogenes Interview, Dokumentenentwurf

Das hochgeladene Audio und das daraus abgeleitete Transkript, vorübergehend

Supabase

Konto, Authentifizierung und Punktekonto

Kontodaten, Punkteguthaben

Apple / Google Play

Verarbeitung von In-App-Käufen

Zahlungsdetails (vollständig von Apple/Google abgewickelt)

ECPay und andere Zahlungsabwickler

Zahlungsabwicklung in unserem Auftrag

Zahlungs- und ggf. Details zur elektronischen Rechnungsstellung in Taiwan

Diese Liste kann erweitert werden, wenn wir Funktionen hinzufügen – zum Beispiel eine Integration von Produktivitätswerkzeugen wie Notion, falls wir die Möglichkeit hinzufügen, ein Sitzungsdokument dorthin zu exportieren, oder ein Analyse-/Crash-Reporting-Tool, wie unter Nutzungsdaten beschrieben. Wir halten diese Tabelle aktuell.

Wenn Sie sich entscheiden, ein exportiertes Dokument direkt in einem Dienst wie Google Docs zu speichern, erfolgt dieser Transfer direkt von Ihrem Browser zu Ihrem eigenen Konto bei diesem Dienst – er läuft nicht über unsere Server, und diese Tabelle deckt dies nicht ab.

Wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden

Wir verwenden personenbezogene Daten, um:

Den Dienst bereitzustellen und aufrechtzuerhalten, einschließlich Ihres Kontos und Punkteguthabens
Die von Ihnen angeforderten Cloud-Transkriptions- und Dokumentgenerierungsaufträge zu verarbeiten
Sie bezüglich Ihres Kontos, Ihrer Käufe oder Änderungen an dieser Richtlinie zu kontaktieren
Gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen, wie z. B. die Aufbewahrung von Steuer- und Zahlungsunterlagen
Betrug oder Missbrauch des Dienstes zu untersuchen und zu verhindern

Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter:

An die oben aufgeführten Unterauftragsverarbeiter, soweit dies für den Betrieb des Dienstes erforderlich ist
Aus rechtlichen Gründen, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder auf eine gültige Anfrage einer Behörde hin erfolgt
Bei einer Geschäftsübertragung, falls das Unternehmen an einer Fusion, einer Übernahme oder einem Verkauf von Vermögenswerten beteiligt ist – wir werden Sie benachrichtigen, bevor Ihre Daten einer anderen Datenschutzerklärung unterliegen
Mit Ihrer Zustimmung für jeden anderen Zweck

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht.

Aufbewahrung

Aufnahmen, die Sie nicht eingereicht haben, erreichen uns niemals – siehe Das Local-First-Design.
Wir priorisieren das Löschen Ihrer Inhalte gegenüber deren Aufbewahrung. Sobald Ihr Verarbeitungsauftrag endet – ob er abgeschlossen wird, fehlschlägt oder abgebrochen wird – löschen wir das hochgeladene Audio zuerst, aktiv und sofort, anstatt darauf zu warten, dass es von selbst abläuft.
Ihr Transkript und Sitzungsdokument bleiben für ein begrenztes Zeitfenster nach Ihrer letzten Aktivität an diesem Auftrag (derzeit 48 Stunden) für Sie verfügbar, damit Sie sie ansehen und exportieren können; ihr Inhalt wird danach dauerhaft gelöscht. Bitte exportieren Sie alles, was Sie behalten möchten, innerhalb dieses Zeitfensters.
Was danach übrig bleibt, beschränkt sich auf technische Protokoll- und Transaktionsmetadaten – zum Beispiel Dateiname, Dauer, Kosten und Zeitstempel eines Verarbeitungsauftrags, die unbefristet als Ihr Transaktionsverlauf aufbewahrt werden, ähnlich einer Quittung – niemals der wesentliche Inhalt Ihrer Aufnahme, Ihres Transkripts oder Sitzungsdokuments.
Personalisierungsdaten (siehe oben) werden aufbewahrt, bis Sie sie selbst löschen; sie unterliegen nicht der oben beschriebenen automatischen Löschung.
Kontodaten, Punktetransaktionsverlauf und Zahlungs-/Rechnungsunterlagen werden so lange aufbewahrt, wie Ihr Konto aktiv ist, und danach so lange, wie es zur Erfüllung unserer gesetzlichen, buchhalterischen und steuerlichen Verpflichtungen erforderlich ist.

Internationale Datenübermittlungen

Das Unternehmen hat seinen Sitz in Taiwan. Unsere Unterauftragsverarbeiter betreiben eine globale Infrastruktur, was bedeutet, dass Ihre Daten – einschließlich der von Ihnen zur Verarbeitung eingereichten Audiodaten – in andere Länder als das Land, in dem Sie sich befinden, übertragen und dort verarbeitet werden können, einschließlich der Vereinigten Staaten. Wir verlangen von unseren Unterauftragsverarbeitern, dass sie Ihre Daten sicher und in Übereinstimmung mit dieser Richtlinie behandeln.

Ihre Rechte

Sie können Ihr Konto und die damit verbundenen personenbezogenen Daten jederzeit in den Kontoeinstellungen oder durch Kontaktaufnahme mit uns löschen. Da wir nach Abschluss der Verarbeitung keine Cloud-Kopie Ihrer Aufnahmen aufbewahren, löscht das Löschen Ihres Kontos an sich keine lokalen Aufnahmen, die sich noch auf Ihrem Gerät befinden – bitte exportieren Sie alles, was Sie behalten möchten, bevor Sie die App löschen.

Sicherheit

Wir setzen kommerziell angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen. Der Zugriff durch unser eigenes Personal ist auf das Maß beschränkt, das zur Bereitstellung von Support, zur Untersuchung von Missbrauch und zur Wartung des Dienstes erforderlich ist. Keine Methode der Übertragung über das Internet oder der elektronischen Speicherung ist zu 100 % sicher, und wir können keine absolute Sicherheit garantieren.

Zustimmung zur Aufnahme liegt in Ihrer Verantwortung

Gesetze über die Aufzeichnung eines Gesprächs – einschließlich der Frage, ob jeder Teilnehmer zustimmen muss und ob diese Zustimmung vor Beginn der Aufnahme gegeben werden muss – variieren je nach Land und innerhalb einiger Länder je nach Bundesstaat oder Kontext (z. B. eine geschäftliche Besprechung gegenüber einem privaten Anruf). Der Dienst prüft nicht und kann nicht garantieren, dass die Aufzeichnung einer bestimmten Besprechung in Ihrer Gerichtsbarkeit rechtmäßig ist. Sie sind allein dafür verantwortlich festzustellen, ob Sie die Zustimmung anderer Teilnehmer vor der Aufnahme benötigen, und diese einzuholen. Der Dienst stellt Ihnen die Werkzeuge zum Aufnehmen und Transkribieren zur Verfügung; er erteilt Ihnen keine rechtliche Erlaubnis dazu.

Datenschutz für Kinder

Der Dienst richtet sich nicht an Kinder, und wir erfassen wissentlich keine personenbezogenen Daten von Personen unter 13 Jahren. Wenn Sie glauben, dass ein Kind uns personenbezogene Daten bereitgestellt hat, kontaktieren Sie uns bitte, und wir werden diese löschen.

Links zu anderen Websites

Der Dienst kann Links zu Websites Dritter enthalten, die nicht von uns betrieben werden, einschließlich der Bedingungen der oben genannten Unterauftragsverarbeiter. Wir sind nicht verantwortlich für den Inhalt oder die Datenschutzpraktiken von Websites Dritter.

Änderungen an dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wir werden Sie über wesentliche Änderungen informieren, indem wir die aktualisierte Richtlinie auf dieser Seite veröffentlichen und das Datum „Zuletzt aktualisiert“ aktualisieren sowie, sofern erforderlich, per E-Mail oder durch einen Hinweis in der App, bevor die Änderung in Kraft tritt.

Kontaktieren Sie uns

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben, können Sie uns kontaktieren:

Per E-Mail: support@bookai.com
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