Meeting Note : Politique de confidentialité
Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 22-09-2026
Cette Politique de confidentialité décrit comment X-UNIV. CO., LTD. (« la Société », « Nous », « Notre », « Nos ») collecte, utilise et divulgue des informations lorsque vous utilisez Meeting Note (le « Service »), et explique vos droits en matière de confidentialité et comment la loi vous protège.
Nous avons conçu ce Service autour d'une idée simple : vos enregistrements restent sur votre appareil, et rien ne le quitte à moins que vous ne le décidiez. Cette Politique vous explique exactement ce qui se passe lorsque vous le faites, et nous suivons un principe de minimisation des données tout au long du processus : nous ne collectons que ce dont une étape donnée a réellement besoin, et nous ne le conservons que le temps nécessaire à cette étape.
Interprétation et définitions
Interprétation
Les mots dont la lettre initiale est en majuscule ont les significations définies ci-dessous, qu'ils apparaissent au singulier ou au pluriel.
Définitions
Aux fins de la présente Politique de confidentialité :
Compte désigne un compte unique créé pour vous permettre d'accéder au Service.
Société (désignée par « la Société », « Nous », « Notre » ou « Nos ») fait référence à X-UNIV. CO., LTD., Sec. 2, Taiwan Blvd., Central Dist., Taichung City, Taïwan.
Pays fait référence à : Taïwan.
Appareil désigne tout appareil pouvant accéder au Service, tel qu'un ordinateur, un téléphone portable ou une tablette numérique.
Enregistrement désigne un fichier audio que vous créez ou importez à l'aide du Service.
Transcription désigne le texte produit à partir d'un Enregistrement, qu'il soit généré par le Service ou collé par vous.
Document de réunion désigne le résultat écrit (résumé, compte rendu, notes) que le Service génère à partir d'un Enregistrement ou d'une Transcription.
Contenu utilisateur désigne collectivement les Enregistrements, les Transcriptions, les Documents de réunion et tout autre matériel que vous soumettez au Service.
Points ou Crédits désignent le solde prépayé que vous achetez pour payer le traitement dans le cloud.
Données personnelles désignent toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable.
Service fait référence à Meeting Note, disponible sous forme d'application mobile (iOS/Android) et de site web.
Prestataire de services désigne toute tierce partie qui traite des données en notre nom pour nous aider à exploiter le Service — voir Sous-traitants ci-dessous.
Données d'utilisation désignent les données collectées automatiquement, telles que la durée d'une session ou les informations de diagnostic générées par l'infrastructure du Service.
Vous désigne la personne physique accédant au Service ou l'utilisant.
Conception locale prioritaire : ce qui ne quitte jamais votre appareil
L'enregistrement, la lecture et la gestion des fichiers dans le Service sont conçus pour fonctionner entièrement hors ligne, sur votre Appareil. Vous n'avez pas besoin de compte ni de connexion réseau pour enregistrer une réunion, la réécouter ou gérer vos fichiers d'enregistrement. Nous ne téléchargeons jamais automatiquement un Enregistrement. Un Enregistrement n'est transmis à nos serveurs que lorsque vous effectuez une action explicite et affirmative pour le soumettre au traitement (par exemple, en appuyant sur « Générer le document de réunion »).
Parce que les Enregistrements restent sur votre Appareil jusqu'à ce que vous en décidiez autrement, la suppression de l'application ou la perte de votre Appareil entraîne également la suppression de tout Enregistrement que vous n'avez pas exporté ou soumis. Nous vous encourageons vivement à exporter les Enregistrements que vous souhaitez conserver. Nous ne fournissons pas de sauvegarde cloud de vos Enregistrements locaux, par conception — les sauvegarder automatiquement irait à l'encontre de l'objectif de cette section.
Les données que nous collectons
Données de compte
Vous créez un compte en vous connectant avec Google (via Supabase Auth) — c'est actuellement la seule méthode de connexion proposée par le Service. Nous recevons l'adresse e-mail et les informations de profil de base fournies par Google lors de cette connexion. Nous conservons également votre solde de Points et l'historique de vos transactions.
Données de parrainage et d'engagement
Le Service peut vous permettre d'inviter d'autres personnes à l'utiliser, ou suivre l'engagement entre les comptes (par exemple, pour accorder un bonus une fois qu'une personne que vous avez invitée a terminé sa première session). Nous ne collectons aucune coordonnée concernant une personne que vous invitez avant qu'elle ne crée son propre compte — le partage d'une invitation est une action que vous effectuez vous-même, en dehors du Service.
Données de personnalisation (peuvent inclure des informations sur des personnes qui ne sont pas des utilisateurs)
Le Service peut enregistrer proactivement des informations pour améliorer votre expérience au fil du temps — par exemple, des corrections de terminologie ou des notes qui aident le Service à reconnaître les participants aux réunions lors de sessions futures. Si de telles informations identifient ou décrivent une autre personne, vous nous fournissez des données personnelles sur quelqu'un qui n'utilisera peut-être jamais le Service lui-même. Contrairement à vos Enregistrements, Transcriptions et Documents de réunion, les Données de personnalisation ne sont pas supprimées automatiquement — nous les conservons jusqu'à ce que vous les supprimiez vous-même. Le même principe décrit dans Le consentement à l'enregistrement relève de votre responsabilité ci-dessous s'applique aux informations que vous fournissez ici sur d'autres personnes : vous êtes responsable d'avoir le droit de les partager avec nous.
Contenu que vous soumettez pour traitement dans le cloud
Lorsque vous soumettez explicitement un Enregistrement, une Transcription collée ou tout matériel connexe pour traitement, nous recevons le fichier audio ou le texte que vous avez soumis, ainsi que la Transcription et le Document de réunion générés à partir de celui-ci, pour la durée décrite dans Comment nous traitons votre contenu dans le cloud.
Données d'utilisation
Nous pouvons utiliser des outils d'analyse ou de rapport de plantage pour nous aider à comprendre comment le Service est utilisé et pour corriger les problèmes ; tout outil de ce type sera nommé dans le tableau des Sous-traitants ci-dessous une fois activé. Nous conservons également les journaux de serveur standard nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du Service (par exemple, les horodatages des requêtes et les adresses IP). Quels que soient les outils actifs, nous n'enregistrons pas le contenu de vos Enregistrements, Transcriptions ou Documents de réunion.
Données de paiement
En aucun cas nous ne recevons ni ne stockons le numéro complet de votre carte de paiement. Quel que soit le mode de paiement ou le processeur impliqué, le Service est exploité uniquement par X-UNIV. CO., LTD.
Si vous achetez via l'achat intégré d'Apple ou de Google Play, cet achat est entièrement géré par Apple ou Google selon leurs propres conditions ; nous ne recevons que la confirmation de l'achat et le nombre de Points à créditer.
Si vous achetez via le web, votre paiement peut être traité en notre nom par un processeur de paiement ou un revendeur (par exemple, ECPay pour les achats en dollars de Taïwan). Si vous fournissez un numéro d'entreprise unifié (統一編號) ou un code de support de code-barres mobile pour une facture électronique de Taïwan, nous les collectons uniquement à cette fin.
Comment nous traitons votre contenu dans le cloud
Cette section est celle que nous souhaitons que vous lisiez réellement. Lorsque vous soumettez un Enregistrement ou une Transcription pour traitement :
C'est vous qui décidez quand cela se produit. Le téléchargement est toujours une action délibérée de votre part — jamais quelque chose que le Service fait en arrière-plan ou en votre nom.
L'audio est découpé et transcrit, puis une étape de suivi peut vous poser des questions de clarification pour compléter le contexte que l'audio seul ne transmet pas, avant que le Service n'assemble votre Document de réunion.
Nous utilisons des fournisseurs de services cloud désignés pour effectuer ce travail — voir Sous-traitants ci-dessous, y compris Google Cloud Platform pour le stockage temporaire et le calcul, et les modèles Gemini de Google pour la transcription et la rédaction. Nous nommons ces fournisseurs à dessein : nous n'allons pas vous dire si cet arrangement répond à vos critères personnels de confidentialité — c'est à vous d'en décider, et nous voulons que vous disposiez des faits pour le faire, y compris les propres conditions de chaque fournisseur.
Nous demandons votre consentement deux fois, séparément. Avant d'envoyer votre audio à Gemini ou Google Cloud Platform, le Service demande votre consentement pour cette action spécifique — séparément et en plus de votre consentement pour dépenser des Points pour la tâche. Il s'agit de deux actions distinctes et enregistrées ; nous ne les regroupons pas dans un seul bouton « OK ».
Nous ne conservons pas d'enregistrement séparé de votre conversation avec le processeur d'IA. Tout échange conversationnel intermédiaire utilisé pour produire votre Document de réunion n'existe que pendant la durée de votre tâche de traitement active. Nos journaux opérationnels n'enregistrent que l'état et les métadonnées techniques de cette tâche (par exemple, l'étape de traitement, le timing, le nombre de jetons) — jamais son contenu.
Nous donnons la priorité à la suppression de votre Enregistrement et de votre Document de réunion plutôt qu'à leur conservation. Une fois votre tâche terminée — qu'elle réussisse, échoue ou soit annulée — nous supprimons d'abord l'audio téléchargé, de manière active et immédiate, plutôt que de compter sur son expiration automatique. Ce qui reste ensuite est limité aux métadonnées de journal et de transaction ; voir Conservation pour savoir exactement combien de temps chaque partie de votre contenu est conservée avant d'être supprimée.
Les propres conditions de Google régissent l'utilisation ultérieure par le modèle d'IA. Notre utilisation de l'API Gemini est un « Service payant » facturé selon les conditions de Google, et selon ces conditions, Google déclare qu'il n'utilise pas les invites ou les fichiers que vous soumettez sur les Services payants pour améliorer ou entraîner ses modèles (voir les Conditions d'utilisation de l'API Gemini). Google peut toujours conserver brièvement des données selon ces mêmes conditions à des fins de sécurité — par exemple, pour détecter les abus de sa politique d'utilisation interdite. De notre côté, nous n'utilisons pas votre Contenu à d'autres fins que la production du résultat que vous avez demandé.
Les sous-traitants que nous utilisons
Sous-traitant
Finalité
Ce qu'il reçoit
Google Cloud Platform
Stockage temporaire et calcul pour les tâches de traitement
Le fichier audio téléchargé, de manière transitoire
Google (API Gemini)
Transcription audio, entretien contextuel, rédaction de documents
L'audio téléchargé et la Transcription dérivée, de manière transitoire
Supabase
Compte, authentification et registre des Points
Données de compte, solde de Points
Apple / Google Play
Traitement des achats intégrés
Détails de paiement (gérés entièrement par Apple/Google)
ECPay et autres processeurs de paiement
Traitement des paiements en notre nom
Paiement et, le cas échéant, détails de la facturation électronique de Taïwan
Cette liste peut s'allonger à mesure que nous ajoutons des fonctionnalités — par exemple, une intégration d'outil de productivité tel que Notion, si nous ajoutons la possibilité d'y exporter un Document de réunion, ou un outil d'analyse/rapport de plantage comme décrit sous Données d'utilisation. Nous tenons ce tableau à jour.
Si vous choisissez d'enregistrer un document exporté directement vers un service comme Google Docs, ce transfert s'effectue directement de votre navigateur vers votre propre compte sur ce service — il ne passe pas par nos serveurs, et ce tableau ne le couvre pas.
Comment nous utilisons vos données personnelles
Nous utilisons les Données personnelles pour :
Fournir et maintenir le Service, y compris votre Compte et votre solde de Points
Traiter les tâches de transcription cloud et de génération de documents que vous demandez
Vous contacter au sujet de votre Compte, de vos achats ou des modifications apportées à cette Politique
Se conformer aux obligations légales, telles que la tenue des registres fiscaux et de paiement
Enquêter sur et prévenir la fraude ou l'abus du Service
Partage de vos données personnelles
Nous ne partageons les Données personnelles que :
Avec les sous-traitants listés ci-dessus, dans la mesure nécessaire au fonctionnement du Service
Pour des raisons légales, si la loi l'exige ou suite à une demande valide d'une autorité publique
Lors d'un transfert d'activité, si la Société est impliquée dans une fusion, une acquisition ou une vente d'actifs — nous vous en informerons avant que vos données ne soient soumises à une politique de confidentialité différente
Avec votre consentement, pour toute autre finalité
Nous ne vendons pas vos Données personnelles.
Conservation
Les enregistrements que vous n'avez pas soumis ne nous parviennent jamais — voir La conception locale prioritaire.
Nous donnons la priorité à la suppression de votre contenu plutôt qu'à sa conservation. Une fois votre tâche de traitement terminée — qu'elle réussisse, échoue ou soit annulée — nous supprimons d'abord l'audio téléchargé, de manière active et immédiate, plutôt que d'attendre son expiration automatique.
Votre Transcription et votre Document de réunion restent à votre disposition pendant une fenêtre limitée après votre dernière activité sur cette tâche (actuellement 48 heures) afin que vous puissiez les consulter et les exporter ; leur contenu est ensuite définitivement supprimé. Veuillez exporter tout ce que vous souhaitez conserver dans ce délai.
Ce qui reste après cela est limité aux métadonnées techniques de journal et de transaction — par exemple, le nom du fichier, la durée, le coût et les horodatages d'une tâche de traitement, conservés indéfiniment comme historique de vos transactions, à l'instar d'un reçu — jamais la substance de votre Enregistrement, Transcription ou Document de réunion.
Les données de personnalisation (voir ci-dessus) sont conservées jusqu'à ce que vous les supprimiez vous-même ; elles ne sont pas soumises à la suppression automatique décrite ci-dessus.
Les données de compte, l'historique des transactions de Points et les dossiers de paiement/facturation sont conservés tant que votre Compte est actif, et par la suite selon les besoins pour nous conformer à nos obligations légales, comptables et fiscales.
Transferts internationaux de données
La Société est basée à Taïwan. Nos sous-traitants exploitent une infrastructure mondiale, ce qui signifie que vos données — y compris l'audio que vous soumettez pour traitement — peuvent être transférées et traitées dans des pays autres que celui où vous vous trouvez, y compris les États-Unis. Nous exigeons de nos sous-traitants qu'ils traitent vos données de manière sécurisée et conforme à cette Politique.
Vos droits
Vous pouvez supprimer votre Compte et les Données personnelles qui y sont associées à tout moment depuis les paramètres du Compte, ou en nous contactant. Étant donné que nous ne conservons pas de copie cloud de vos Enregistrements une fois le traitement terminé, la suppression de votre Compte ne supprime pas en soi les Enregistrements locaux encore présents sur votre Appareil — veuillez exporter tout ce que vous souhaitez conserver avant de supprimer l'application.
Sécurité
Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles commercialement raisonnables pour protéger vos Données personnelles. L'accès par notre propre personnel est limité à ce qui est nécessaire pour fournir une assistance, enquêter sur les abus et maintenir le Service. Aucune méthode de transmission sur Internet ou de stockage électronique n'est sûre à 100 %, et nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.
Le consentement à l'enregistrement relève de votre responsabilité
Les lois concernant l'enregistrement d'une conversation — y compris si chaque participant doit consentir et si ce consentement doit être donné avant le début de l'enregistrement — varient selon les pays et, dans certains pays, selon l'État ou le contexte (par exemple, une réunion de travail par rapport à un appel personnel). Le Service ne vérifie pas et ne peut pas garantir que l'enregistrement d'une réunion particulière est légal dans votre juridiction. Vous êtes seul responsable de déterminer si vous avez besoin du consentement des autres participants avant d'enregistrer, et de l'obtenir. Le Service vous donne les outils pour enregistrer et transcrire ; il ne vous donne pas l'autorisation légale de le faire.
Confidentialité des enfants
Le Service ne s'adresse pas aux enfants et nous ne collectons pas sciemment de Données personnelles auprès de personnes de moins de 13 ans. Si vous pensez qu'un enfant nous a fourni des Données personnelles, veuillez nous contacter et nous les supprimerons.
Liens vers d'autres sites web
Le Service peut contenir des liens vers des sites web tiers non exploités par nous, y compris les conditions des sous-traitants nommés ci-dessus. Nous ne sommes pas responsables du contenu ou des pratiques de confidentialité de tout site tiers.
Modifications de cette Politique de confidentialité
Nous pouvons mettre à jour cette Politique de confidentialité de temps à autre. Nous vous informerons des changements matériels en publiant la Politique mise à jour sur cette page et en mettant à jour la date de « Dernière mise à jour », et, si nécessaire, par e-mail ou par un avis dans l'application avant que le changement ne prenne effet.
Contactez-nous
Si vous avez des questions sur cette Politique de confidentialité, vous pouvez nous contacter :
Par e-mail : support@bookai.com
X-UNIV. CO., LTD., Sec. 2, Taiwan Blvd., Central Dist., Taichung City, Taïwan
