Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 19-10-2026

Dit Privacybeleid maakt deel uit van onze Servicevoorwaarden. Het legt uit wat X-UNIV. CO., LTD. ("wij", "ons") verzamelt wanneer u Osmi gebruikt (de website op meeting.bookai.com en de Osmi-apps voor iOS en Android — samen de "Dienst"), wat we ermee doen, hoe lang we het bewaren en wie het nog meer ontvangt.

De korte versie

U uploadt een opname; Osmi zet deze om in een transcriptie en vergadernotities, en stelt u onderweg een paar vragen.
Uw opname wordt verwijderd zodra de sessie is afgelopen — of na één uur zonder activiteit, afhankelijk van wat het eerst komt.
Uw transcriptie en notities worden 48 uur na uw laatste actie op die sessie verwijderd (24 uur als die laatste actie een export was). Exporteer wat u wilt bewaren.
Transcriptie en het opstellen van concepten worden uitgevoerd door Google's Gemini API via een betaald abonnement; onder de voorwaarden van Google worden die gegevens niet gebruikt om de modellen van Google te trainen.
We hebben geen advertenties, geen analyses en geen trackingtools, en we verkopen uw gegevens niet.

1. Wat we verzamelen

1.1 Uw account

U meldt zich aan met Google of Apple. Wij ontvangen uw e-mailadres en een account-id van de aanmeldingsprovider. Als u "Verberg mijn e-mailadres" van Apple gebruikt, ontvangen wij een Apple-relayadres in plaats van uw echte e-mailadres. De aanmeldingsprovider kan ook uw naam en profielfoto delen; onze aanmeldingsdienst slaat deze op bij uw account, maar Osmi gebruikt ze niet.

1.2 Wat u uploadt

Opnamen. Audio- of videobestanden, tot maximaal 4 uur in totaal per sessie. Alleen het geluid wordt gebruikt:
- in de iOS- en Android-apps wordt het audiospoor op uw apparaat uit een video gehaald en wordt alleen de audio geüpload;
- op de website wordt het gehele bestand geüpload; onze server bewaart alleen het audiospoor en verwijdert het originele bestand.
Vergaderdocumenten (optioneel): maximaal 5 documenten (.docx, .pptx, .pdf, .md, .txt, elk 10 MB) die u bijvoegt om context te bieden. De tekst ervan wordt geëxtraheerd, gebruikt voor die sessie en niet opgeslagen.
Aangepaste sjablonen (optioneel): als u een sjabloon uploadt, bewaren we de structuur en bestandsnaam totdat u deze vervangt of verwijdert.

1.3 Wat de Dienst samen met u produceert

Uw antwoorden op vragen van Osmi en uw verzoeken tot aanpassing.
Het transcript en de vergadernotities, inclusief eventuele diagrammen.
Uw notitieblok. Om namen en termen de volgende keer goed te krijgen, slaat Osmi termen op die u hebt gecorrigeerd (wat is gehoord → wat juist is) en personen die u hebt geïdentificeerd (een naam en een korte beschrijving, zoals een rol). Dit kan informatie bevatten over mensen die Osmi niet gebruiken — bijvoorbeeld collega's die tijdens uw vergadering hebben gesproken. Zie sectie 6.

1.4 Aankopen

Uw minutensaldo, elke aankoop (datum, pakket, bedrag, valuta, betalingskanaal) och elke inhouding of terugbetaling.
Voor kaartbetalingen in Nieuwe Taiwanese dollar via ECPay: de transactiereferentienummers die nodig zijn voor terugbetalingen en afstemming. Wij ontvangen of bewaren uw kaartnummer, of een deel daarvan, niet.
Voor een Taiwanese e-factuur: de gegevens die u invoert (btw-nummer van het bedrijf, mobiele barcode-drager) en de naam en het e-mailadres die op de factuur komen.

1.5 Uitnodigingen

Als u iemand uitnodigt, leggen we vast dat deze persoon zich via uw link heeft aangemeld en of u beiden de bonusminuten hebt ontvangen. We verzamelen niets over een persoon totdat deze zijn of haar eigen account aanmaakt.

1.6 Technische informatie

Bij elke sessie leggen we de app- of websiteversie vast, uw besturingssysteem en apparaatmodel (op de website een verkorte browseridentificatie), en verwerkingsdetails zoals timing, het gebruikte AI-model, het aantal tokens en de kosten.
Om de dienst veilig te houden en misbruik te voorkomen, loggen we IP-adressen van verbindingen, apparaat- en browserinformatie, aanmeldtijden en veiligheidsgerelateerde gebeurtenissen. Deze informatie wordt alleen gebruikt om aanvallen te detecteren en hierop te reageren, wordt maximaal 400 dagen bewaard en daarna automatisch verwijderd. Dit omvat niet de inhoud van uw vergaderingen.
We opnemen nooit de inhoud van uw opnamen, transcripties, notities of antwoorden in onze logs.

2. Hoe Osmi een opname verwerkt

U start het. Er wordt niets geüpload totdat u een bestand kiest en bevestigt. Vóór uw eerste sessie gaat u eenmalig akkoord met drie dingen: dat er minuten worden ingehouden op basis van de opnamelengte, dat uw audio en tekst worden verwerkt door een externe AI-provider (Google Gemini), en dat uw bestanden worden verwijderd volgens het onderstaande schema. We bewaren deze overeenkomsten.
Opslag tijdens verwerking. Uw audio wordt opgeslagen op Google Cloud Storage in Taiwan (regio asia-east1) en naar de Google Gemini API gestuurd voor transcriptie. Gemini stelt ook de vragen en de notities op op basis van het transcript, uw antwoorden en eventueel vergadermateriaal.
Voorwaarden van Google. We gebruiken de Gemini API als een betaalde dienst. Google geeft aan dat het geen prompts of antwoorden van betaalde diensten gebruikt om zijn producten te verbeteren, en dat het deze gedurende een beperkte tijd kan bewaren om misbruik te detecteren (Aanvullende voorwaarden Gemini API).
We gebruiken uw inhoud alleen om te maken wat u hebt gevraagd. We lezen het niet, verkopen het niet en gebruiken het niet om modellen te trainen.

3. Hoe lang we het bewaren

Opname: ons exemplaar en het exemplaar dat naar Gemini is verzonden, worden verwijderd wanneer de sessie is voltooid, wanneer u alleen het transcript bewaart, wanneer u de sessie annuleert of verwijdert, of na 1 uur zonder activiteit. Dit geldt ook na een foutmelding, zodat u binnen dat uur opnieuw kunt proberen.
Een upload die is onderbroken en nooit is voltooid: deze wordt nooit een opgeslagen bestand; de onvolledige upload wordt door Google Cloud Storage verwijderd.
Vergaderdocumenten: worden niet opgeslagen; ze worden alleen gebruikt terwijl die stap wordt uitgevoerd.
Transcript, notities, diagrammen, uw antwoorden en de namen die aan sprekers zijn gekoppeld: worden 48 uur na uw laatste actie op die sessie verwijderd, of 24 uur als uw laatste actie een export was.
Kopieën opgeslagen in het cachegeheugen van de iOS/Android-app op uw apparaat: worden volgens hetzelfde schema verwijderd, en wanneer u zich afmeldt of uw account verwijdert.
Notitieblok (begrippen en personen) en aangepaste sjablonen: worden bewaard totdat u ze verwijdert op de pagina van uw account, of totdat u uw account verwijdert.
Sessiegegeven: bestandsnaam, lengte, grootte, datums, status, talen, exportgeschiedenis, apparaatinformatie en verwerkingskosten worden bewaard als uw geschiedenis, zoals een ontvangstbewijs, totdat u uw account verwijdert.
Account, saldo en aankoopgeschiedenis: worden bewaard totdat u uw account verwijdert; zie sectie 5 voor wat daarna nog moet worden bewaard.

4. Wie nog meer uw gegevens ontvangt

Wij gebruiken deze bedrijven om de Dienst uit te voeren. Elk bedrijf ontvangt alleen wat nodig is voor zijn taak.

Google Cloud

Google Cloud verzorgt de hosting en bestandsopslag in Taiwan. Het ontvangt uw uploads terwijl ze worden verwerkt, evenals standaard verzoeklogs.

Google (Gemini API)

De Gemini API van Google verzorgt transcriptie, vragen en notities. Het ontvangt audio, transcriptie, uw antwoorden en vergadermaterialen.

Supabase

Supabase levert aanmeld- en databasediensten, met servers in Tokio, Japan. Het ontvangt accountgegevens, sessies, notities totdat deze worden verwijderd, en notitieblok- en saldo-informatie.

Google / Apple

Google en Apple verzorgen het aanmelden. Zij ontvangen en delen alleen wat u goedkeurt op hun aanmeldscherm.

ECPay (Taiwan)

ECPay verwerkt kaartbetalingen in TWD en Taiwanese e-facturen. Het ontvangt betalingsgegevens die u invult op het formulier van ECPay, uw account-ID, e-mailadres en factuurgegevens.

Stripe

Stripe verwerkt kaartbetalingen in USD. BookAI Inc., een bedrijf onder contract bij X-UNIV. CO., LTD., beheert het Stripe-account en incasseert deze betalingen namens ons. Stripe ontvangt betalingsgegevens die u invult op het formulier van Stripe, uw e-mailadres en account-ID.

Apple App Store / Google Play

Apple App Store en Google Play verwerken in-app aankopen volledig. Wij ontvangen een aankoopbevestiging.

Resend

Resend verstuurt e-mails zoals "uw transcriptie is klaar", "uw notities zijn gereed" en "wordt binnenkort verwijderd". Het ontvangt uw e-mailadres en, bijgevoegd bij die e-mails, uw notities en transcriptie (PDF, Word, Markdown, tekst), zodat u een kopie bewaart voordat wij de onze verwijderen. Die kopieën bevinden zich vervolgens in uw mailbox onder de voorwaarden van uw e-mailprovider.

Alleen wanneer u ervoor kiest om uw notities ergens naartoe te sturen:

Google Docs: rechtstreeks vanuit uw browser naar uw eigen Google Drive verzonden; het gaat niet via onze servers.
Nabu (een documentdienst van BookAI, als u uw Nabu-account koppelt): wij versturen de notities, omslagafbeelding, diagrammen, tags en trefwoorden die u bevestigt.
Notion (als u uw Notion-account verbindt): wij maken een pagina aan in uw werkruimte met uw notities. Wij bewaren de toegangstoken die Notion ons geeft, versleuteld, totdat u de verbinding verbreekt of uw account verwijdert.

Scripts van andere aanbieders. Sommige pagina's laden code van Google (inloggen), Stripe en ECPay (betalingsformulieren), en jsDelivr en d3js.org (diagrammen tekenen). Die aanbieders kunnen uw IP-adres zien en kunnen hun eigen cookies plaatsen volgens hun eigen beleid.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet en we delen ze niet met adverteerders.

Buiten deze bedrijven maken we gegevens alleen openbaar wanneer de wet dit vereist, om de Dienst te beschermen tegen fraude of misbruik, of als onderdeel van een fusie of overname (we zullen u hierover informeren voordat uw gegevens onder een ander beleid vallen).

5. Uw keuzes en rechten

Uw inhoud bekijken en meenemen: eerporteer notities en transcripties (pdf, Word, Markdown, tekst, ondertitels) en uw notitieblok (Markdown).
Een sessie verwijderen: "Verwijderen" verwijdert deze onmiddellijk in plaats van te wachten op het bovenstaande schema.
Uw notitieblok of sjablonen verwijderen: op de accountpagina.
Uw account verwijderen: op de accountpagina (u typt uw e-mailadres ter bevestiging). Dit verwijdert uw sessies, opnames, notities, notitieblok, sjablonen, gekoppelde accounts en inloggegevens. Ongebruikte gekochte minuten worden niet terugbetaald. We bewaren:
- aankoop- en betalingsgegevens, losgekoppeld van u (uw account-ID wordt vervangen door een willekeurige ID; e-mailadres en providercode worden gewist), omdat fiscale en boekhoudkundige wetgeving dit vereist — het btw-nummer van het bedrijf op een uitgereikte e-factuur blijft op die factuur staan;
- een eenrichtingsversleutelde code van uw inlogidentiteit (geen e-mailadres, geen naam), uitsluitend om te voorkomen dat hetzelfde account de nieuw-accountbonus tweemaal claimt.
Voorkomen van herhaalde claims Om te voorkomen dat hetzelfde apparaat meerdere keren gratis minuten claimt voor nieuwe accounts of uitnodigingsbeloningen ontvangt, controleren we of een apparaat deze al heeft geclaimd. Op iPhone maakt dit gebruik van Apple's DeviceCheck-service en ontvangen we nooit een apparaatidentificatie. Op Android en op het web gebruiken we een identificatie op het apparaat of in uw browser, en we slaan hier alleen een hash van op die niet kan worden teruggedraaid. Als u uw account verwijdert, zijn deze gegevens er niet langer aan gekoppeld, maar de vermelding dat het apparaat al heeft geclaimd blijft bewaard, zodat het verwijderen van uw account en het opnieuw aanmelden geen tweede claim mogelijk maakt.
Vragen of verzoeken: support@bookai.com. Afhankelijk van waar u woont, hebt u mogelijk aanvullende rechten (bijvoorbeeld inzage, correctie of bezwaar); schrijf ons en wij zullen reageren zoals de wet dat vereist.

6. Informatie over andere personen

Vergaderingen omvatten andere mensen. Voordat u een opname uploadt, bent u er verantwoordelijk voor dat u het recht hebt om deze op te nemen en te delen volgens de wetten die op u van toepassing zijn — op sommige plaatsen is de toestemming van iedereen vereist. Namen en beschrijvingen die u aan Osmi geeft (in antwoorden, correcties of uw notitieblok) zijn persoonsgegevens over die mensen; verstrek alleen wat u het recht hebt om te delen.

7. Opslag op uw apparaat

De website slaat uw instellingen, niet-verzonden concepten en uw inlogsessie op in de lokale opslag van uw browser. We plaatsen zelf geen cookies. De apps cachen uw sessielijst en recente notities op uw apparaat (zie sectie 3).

8. Kinderen

Osmi is bedoeld voor volwassenen. U moet 18 jaar of ouder zijn (of de meerderjarigheidsleeftijd bereikt hebben waar u woont, als deze hoger is) om het te gebruiken. Als u vermoedt dat een minderjarige ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op en we zullen deze verwijderen.

9. Internationale overdrachten

We zijn gevestigd in Taiwan en uw bestanden worden in Taiwan opgeslagen terwijl ze worden verwerkt. Uw accountgegevens en database worden gehost door Supabase in Tokio, Japan. De Gemini API en Stripe kunnen gegevens verwerken in andere landen, waaronder de Verenigde Staten.

10. Beveiliging

Alle verbindingen maken gebruik van versleuteling tijdens de overdracht, de toegang tot onze systemen is beperkt tot de personen die de Dienst beheren, en elke stap ontvangt alleen de gegevens die daarvoor nodig zijn. Geen enkel systeem is volkomen veilig.

11. Wijzigingen

Wanneer wij dit beleid wijzigen, werken we de datum bovenaan bij. Bij belangrijke wijzigingen informeren we u ook via de Dienst of per e-mail voordat deze van kracht worden.

12. Contact

X-UNIV. CO., LTD., Sec. 2, Taiwan Blvd., Central Dist., Taichung City, Taiwan
E-mail: support@bookai.com

Osmi: Privacybeleid