Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 22-09-2026

Dit Privacybeleid beschrijft hoe X-UNIV. CO., LTD. ("het Bedrijf", "Wij", "Ons", "Onze") informatie verzamelt, gebruikt en openbaar maakt wanneer u Meeting Note (de "Dienst") gebruikt, en legt uw privacyrechten uit en hoe de wet u beschermt.

We hebben deze Dienst gebouwd rond een eenvoudig idee: uw opnames blijven op uw apparaat staan en niets verlaat het tenzij u dat aangeeft. Dit Beleid vertelt u precies wat er gebeurt op de momenten dat u dat wel doet, en we volgen overal een principe van dataminimalisatie: we verzamelen alleen wat een bepaalde stap daadwerkelijk nodig heeft en bewaren het alleen zolang die stap het nodig heeft.

Interpretatie en Definities

Interpretatie

Woorden met een beginhoofdletter hebben de hieronder gedefinieerde betekenis, ongeacht of ze in het enkelvoud of in het meervoud voorkomen.

Definities

Voor de doeleinden van dit Privacybeleid:

Account betekent een uniek account dat voor U is aangemaakt om toegang te krijgen tot de Dienst.
Bedrijf (waarnaar in dit Beleid wordt verwezen als "het Bedrijf", "Wij", "Ons" of "Onze") verwijst naar X-UNIV. CO., LTD., Sec. 2, Taiwan Blvd., Central Dist., Taichung City, Taiwan.
Land verwijst naar: Taiwan.
Apparaat betekent elk apparaat dat toegang heeft tot de Dienst, zoals een computer, een mobiele telefoon of een digitale tablet.
Opname betekent een audiobestand dat U maakt of importeert met behulp van de Dienst.
Transcriptie betekent de tekst die is geproduceerd op basis van een Opname, of deze nu door de Dienst is gegenereerd of door U is geplakt.
Vergaderdocument betekent de schriftelijke output (samenvatting, notulen, aantekeningen) die de Dienst genereert op basis van een Opname of Transcriptie.
Gebruikersinhoud betekent gezamenlijk Opnames, Transcripties, Vergaderdocumenten en elk ander materiaal dat U aan de Dienst verstrekt.
Punten of Credits betekent het vooraf betaalde saldo dat U koopt om te betalen voor cloudverwerking.
Persoonsgegevens is alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare persoon.
Dienst verwijst naar Meeting Note, beschikbaar als mobiele applicatie (iOS/Android) en een website.
Dienstverlener betekent elke derde partij die gegevens namens Ons verwerkt om Ons te helpen de Dienst te exploiteren — zie Subverwerkers hieronder.
Gebruiksgegevens verwijst naar gegevens die automatisch worden verzameld, zoals de duur van een sessie of diagnostische informatie gegenereerd door de infrastructuur van de Dienst.
U betekent de persoon die toegang heeft tot of gebruikmaakt van de Dienst.

Het Local-First Ontwerp: Wat Nooit Uw Apparaat Verlaat

Opname, afspelen en bestandsbeheer in de Dienst zijn ontworpen om volledig offline te werken, op Uw Apparaat. U heeft geen account of netwerkverbinding nodig om een vergadering op te nemen, af te spelen of uw opnamebestanden te beheren. Wij uploaden nooit automatisch een Opname. Een Opname wordt alleen naar Onze servers verzonden wanneer U een expliciete, bevestigende actie onderneemt om deze ter verwerking in te dienen (bijvoorbeeld door op "Vergaderdocument genereren" te tikken).

Omdat Opnames op Uw Apparaat blijven totdat U anders kiest, verwijdert het verwijderen van de app of het verliezen van Uw Apparaat ook alle Opnames die U niet heeft geëxporteerd of ingediend. We raden U ten zeerste aan om Opnames die U wilt bewaren te exporteren. Wij bieden geen cloud-back-up van uw lokale Opnames, door ontwerp — het automatisch back-uppen ervan zou het doel van deze sectie tenietdoen.

De Gegevens Die We Verzamelen

Accountgegevens

U maakt een account aan door in te loggen met Google (via Supabase Auth) — dit is momenteel de enige inlogmethode die de Dienst aanbiedt. We ontvangen het e-mailadres en de basisprofielinformatie die Google via die login verstrekt. We houden ook uw Puntensaldo en transactiegeschiedenis bij.

Verwijzings- en Betrokkenheidsgegevens

De Dienst kan U de mogelijkheid bieden om anderen uit te nodigen om deze te gebruiken, of op andere wijze betrokkenheid tussen accounts bij te houden (bijvoorbeeld om een bonus toe te kennen zodra iemand die u heeft uitgenodigd zijn eerste sessie voltooit). We verzamelen geen contactgegevens over een persoon die u uitnodigt voordat deze zijn eigen account aanmaakt — het delen van een uitnodiging is iets dat U zelf doet, buiten de Dienst om.

Personalisatiegegevens (Kan Informatie Bevatten Over Mensen Die Geen Gebruikers Zijn)

De Dienst kan proactief informatie opslaan om uw ervaring in de loop van de tijd te verbeteren — bijvoorbeeld correcties van terminologie, of aantekeningen die de Dienst helpen om deelnemers aan vergaderingen in toekomstige sessies te herkennen. Als dergelijke informatie een andere persoon identificeert of beschrijft, geeft u Ons persoonsgegevens over iemand die de Dienst zelf misschien nooit zal gebruiken. In tegenstelling tot uw Opnames, Transcripties en Vergaderdocumenten, worden Personalisatiegegevens niet automatisch verwijderd — we bewaren ze totdat U ze zelf verwijdert. Hetzelfde principe beschreven in Toestemming voor Opname is Uw Verantwoordelijkheid hieronder is van toepassing op informatie die u hier over andere mensen verstrekt: u bent verantwoordelijk voor het recht om deze met Ons te delen.

Inhoud Die U Indient voor Cloudverwerking

Wanneer U expliciet een Opname, een geplakte Transcriptie of gerelateerd materiaal indient voor verwerking, ontvangen Wij het audiobestand of de tekst die U heeft ingediend, en de Transcriptie en het Vergaderdocument die daaruit zijn gegenereerd, voor de duur beschreven in Hoe Wij Uw Inhoud in de Cloud Verwerken.

Gebruiksgegevens

We kunnen analyse- of crashrapportage-tools gebruiken om Ons te helpen begrijpen hoe de Dienst wordt gebruikt en om problemen op te lossen; dergelijke tools zullen worden genoemd in de tabel Subverwerkers hieronder zodra ze zijn ingeschakeld. We houden ook de standaard serverlogs bij die nodig zijn om de Dienst te exploiteren en te beveiligen (bijvoorbeeld tijdstempels van verzoeken en IP-adressen). Ongeacht welke tools actief zijn, leggen Wij de inhoud van uw Opnames, Transcripties of Vergaderdocumenten niet vast in logs.

Betalingsgegevens

Wij ontvangen of bewaren in geen enkel geval uw volledige betaalkaartnummer. Ongeacht welke betaalmethode of verwerker erbij betrokken is, de Dienst wordt uitsluitend geëxploiteerd door X-UNIV. CO., LTD.

Als u koopt via de in-app aankoop van Apple of Google Play, wordt die aankoop volledig afgehandeld door Apple of Google onder hun eigen voorwaarden; Wij ontvangen alleen een bevestiging van de aankoop en het aantal bij te schrijven Punten.
Als u via het web koopt, kan uw betaling namens Ons worden verwerkt door een betalingsverwerker of reseller (bijvoorbeeld ECPay voor aankopen in Nieuwe Taiwanese Dollar). Als U een Unified Business Number (統一編號) of een mobiele barcode-drager code verstrekt voor een Taiwanese e-factuur, verzamelen Wij deze alleen voor dat doel.

Hoe Wij Uw Inhoud in de Cloud Verwerken

Dit gedeelte is het gedeelte waarvan we willen dat U het daadwerkelijk leest. Wanneer U een Opname of Transcriptie indient voor verwerking:

U beslist wanneer dit gebeurt. Uploaden is altijd een bewuste actie van Uw kant — nooit iets dat de Dienst op de achtergrond of namens u doet.
De audio wordt in stukjes verdeeld en getranscribeerd, waarna een vervolgstap U verhelderende vragen kan stellen om context in te vullen die de audio alleen niet bevat, voordat de Dienst uw Vergaderdocument samenstelt.
We gebruiken gerenommeerde cloudproviders om dit werk te doen — zie Subverwerkers hieronder, waaronder Google Cloud Platform voor tijdelijke opslag en rekenkracht, en Google's Gemini-modellen voor transcriptie en opstellen. We noemen deze providers met opzet: We gaan U niet vertellen of die regeling voldoet aan uw persoonlijke privacy-eisen — dat is Uw beslissing, en We willen dat U de feiten heeft om die te nemen, inclusief de eigen voorwaarden van elke provider.
We vragen tweemaal om uw toestemming, afzonderlijk. Voordat we uw audio ooit naar Gemini of Google Cloud Platform sturen, vraagt de Dienst om uw toestemming voor die specifieke actie — los van, en in aanvulling op, uw toestemming om Punten aan de taak uit te geven. Dit zijn twee afzonderlijke, geregistreerde acties; we bundelen ze niet in één enkele "OK"-knop.
We bewaren geen afzonderlijk verslag van uw gesprek met de AI-verwerker. Elke tussentijdse conversationele uitwisseling die wordt gebruikt om uw Vergaderdocument te produceren, bestaat alleen voor de duur van uw actieve verwerkingstaak. Onze operationele logs registreren alleen de status en technische metadata over die taak (bijvoorbeeld verwerkingsfase, timing, aantal tokens) — nooit de inhoud ervan.
We geven prioriteit aan het verwijderen van uw Opname en Vergaderdocument boven het bewaren ervan. Zodra uw taak eindigt — of deze nu is voltooid, mislukt of geannuleerd — verwijderen Wij de geüploade audio eerst, actief en onmiddellijk, in plaats van te vertrouwen op het feit dat deze vanzelf verloopt. Wat daarna overblijft, is beperkt tot log- en transactiemetadata; zie Bewaring voor precies hoe lang elk deel van uw inhoud blijft staan voordat het wordt verwijderd.
De eigen voorwaarden van Google zijn van toepassing op verder gebruik door het AI-model. Ons gebruik van de Gemini API is een gefactureerde, "Betaalde Dienst" onder de voorwaarden van Google, en onder die voorwaarden stelt Google dat het de prompts of bestanden die u indient bij Betaalde Diensten niet gebruikt om zijn modellen te verbeteren of te trainen (zie de Gemini API Servicevoorwaarden). Google kan gegevens nog steeds kortstondig bewaren onder diezelfde voorwaarden voor veiligheidsdoeleinden — bijvoorbeeld om misbruik van zijn Beleid voor Verboden Gebruik te detecteren. Van Onze kant gebruiken Wij uw Inhoud voor geen enkel ander doel dan het produceren van de output waar u om heeft gevraagd.

De Subverwerkers Die We Gebruiken

Subverwerker

Doel

Wat het ontvangt

Google Cloud Platform

Tijdelijke opslag en rekenkracht voor verwerkingstaken

Het geüploade audiobestand, tijdelijk

Google (Gemini API)

Audiotranscriptie, contextueel interview, opstellen van documenten

De geüploade audio en afgeleide Transcriptie, tijdelijk

Supabase

Account, authenticatie en Punten-grootboek

Accountgegevens, Puntensaldo

Apple / Google Play

Verwerking van in-app aankopen

Betalingsgegevens (volledig afgehandeld door Apple/Google)

ECPay en andere betalingsverwerkers

Betalingsverwerking namens Ons

Betalings- en, waar van toepassing, Taiwanese e-facturatiegegevens

Deze lijst kan groeien naarmate We functies toevoegen — bijvoorbeeld een integratie met een productiviteitstool zoals Notion, als We de mogelijkheid toevoegen om een Vergaderdocument daarheen te exporteren, of een analyse-/crashrapportage-tool zoals beschreven onder Gebruiksgegevens. We houden deze tabel actueel.

Als U ervoor kiest om een geëxporteerd document rechtstreeks op te slaan in een dienst als Google Docs, gaat die overdracht rechtstreeks van uw browser naar uw eigen account op die dienst — het gaat niet via Onze servers, en deze tabel dekt dat niet.

Hoe Wij Uw Persoonsgegevens Gebruiken

Wij gebruiken Persoonsgegevens om:

De Dienst te verlenen en te onderhouden, inclusief uw Account en Puntensaldo
De cloudtranscriptie- en documentgeneratietaken die U aanvraagt te verwerken
Contact met U op te nemen over uw Account, aankopen of wijzigingen in dit Beleid
Te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals belasting- en betalingsadministratie
Fraude of misbruik van de Dienst te onderzoeken en te voorkomen

Het Delen van Uw Persoonsgegevens

Wij delen Persoonsgegevens alleen:

Met de hierboven genoemde Subverwerkers, voor zover nodig om de Dienst uit te voeren
Om juridische redenen, indien vereist door de wet of een geldig verzoek van een overheidsinstantie
Bij een bedrijfsoverdracht, als het Bedrijf betrokken is bij een fusie, overname of verkoop van activa — We zullen U op de hoogte stellen voordat uw gegevens onderworpen worden aan een ander privacybeleid
Met uw toestemming, voor elk ander doel

Wij verkopen uw Persoonsgegevens niet.

Bewaring

Opnames die u niet heeft ingediend bereiken Ons nooit — zie Het Local-First Ontwerp.
We geven prioriteit aan het verwijderen van uw inhoud boven het bewaren ervan. Zodra uw verwerkingstaak eindigt — of deze nu is voltooid, mislukt of geannuleerd — verwijderen Wij de geüploade audio eerst, actief en onmiddellijk, in plaats van te wachten tot deze vanzelf verloopt.
Uw Transcriptie en Vergaderdocument blijven voor U beschikbaar gedurende een beperkt venster na uw laatste activiteit aan die taak (momenteel 48 uur), zodat U ze kunt bekijken en exporteren; de inhoud ervan wordt daarna definitief verwijderd. Exporteer alles wat U wilt bewaren binnen dat venster.
Wat daarna overblijft is beperkt tot technische log- en transactiemetadata — bijvoorbeeld de bestandsnaam, duur, kosten en tijdstempels van een verwerkingstaak, die voor onbepaalde tijd worden bewaard als uw transactiegeschiedenis, vergelijkbaar met een kwitantie — nooit de essentie van uw Opname, Transcriptie of Vergaderdocument.
Personalisatiegegevens (zie hierboven) worden bewaard totdat U ze zelf verwijdert; deze zijn niet onderworpen aan de hierboven beschreven automatische verwijdering.
Accountgegevens, transactiegeschiedenis van Punten en betalings-/factuurgegevens worden bewaard zolang uw Account actief is, en daarna zolang als nodig is om te voldoen aan Onze wettelijke, boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.

Internationale Gegevensoverdrachten

Het Bedrijf is gevestigd in Taiwan. Onze Subverwerkers exploiteren een wereldwijde infrastructuur, wat betekent dat uw gegevens — inclusief audio die u ter verwerking indient — kunnen worden overgedragen naar en verwerkt in andere landen dan het land waarin u zich bevindt, inclusief de Verenigde Staten. Wij eisen van onze Subverwerkers dat zij uw gegevens veilig en op een wijze die consistent is met dit Beleid behandelen.

Uw Rechten

U kunt uw Account en de daarmee verbonden Persoonsgegevens op elk moment verwijderen via de Accountinstellingen, of door contact met ons op te nemen. Omdat Wij geen cloudkopie van uw Opnames bewaren zodra de verwerking is voltooid, verwijdert het verwijderen van uw Account op zichzelf geen lokale Opnames die nog op uw Apparaat staan — exporteer alles wat u wilt bewaren voordat u de app verwijdert.

Beveiliging

Wij gebruiken commercieel redelijke technische en organisatorische maatregelen om uw Persoonsgegevens te beschermen. Toegang door Ons eigen personeel is beperkt tot wat nodig is om ondersteuning te bieden, misbruik te onderzoeken en de Dienst te onderhouden. Geen enkele methode van overdracht via internet of elektronische opslag is 100% veilig, en We kunnen geen absolute veiligheid garanderen.

Toestemming voor Opname is Uw Verantwoordelijkheid

Wetten over het opnemen van een gesprek — inclusief of elke deelnemer toestemming moet geven, en of die toestemming moet worden gegeven voordat de opname begint — variëren per land en, binnen sommige landen, per staat of context (bijv. een werkvergadering versus een persoonlijk gesprek). De Dienst verifieert niet, en kan niet garanderen, dat het opnemen van een specifieke vergadering wettig is in uw rechtsgebied. U bent als enige verantwoordelijk voor het bepalen of u de toestemming van andere deelnemers nodig heeft voordat u opneemt, en voor het verkrijgen daarvan. De Dienst geeft u de tools om op te nemen en te transcriberen; het geeft u geen wettelijke toestemming om dit te doen.

Privacy van Kinderen

De Dienst is niet gericht op kinderen en Wij verzamelen niet bewust Persoonsgegevens van personen onder de 13 jaar. Als U denkt dat een kind Ons Persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact met Ons op en Wij zullen deze verwijderen.

Links naar Andere Websites

De Dienst kan links bevatten naar websites van derden die niet door Ons worden beheerd, inclusief de voorwaarden van de hierboven genoemde Subverwerkers. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud of het privacybeleid van sites van derden.

Wijzigingen in dit Privacybeleid

Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Wij zullen U op de hoogte stellen van wezenlijke wijzigingen door het bijgewerkte Beleid op deze pagina te plaatsen en de datum "Laatst bijgewerkt" bij te werken, en, waar vereist, per e-mail of via een melding in de app voordat de wijziging van kracht wordt.

Contact met Ons Opnemen

Als u vragen heeft over dit Privacybeleid, kunt u contact met ons opnemen:

Per e-mail: support@bookai.com
X-UNIV. CO., LTD., Sec. 2, Taiwan Blvd., Central Dist., Taichung City, Taiwan

Meeting Note: Privacybeleid